「プレスリリースを出してみろ」と言われたものの、そもそもプレスリリースとは何なのか、どんな効果があるのかよく分からずお困りではありませんか？
プレスリリースは、企業の認知度向上や信頼性アップに欠かせない広報手段で、適切に活用すれば広告費をかけずに大きな宣伝効果を得られます。
この記事では、プレスリリースの基本的な意味から配信方法、注意すべきポイントまでを簡単に解説します。初心者でも理解しやすいよう、専門用語を避けて分かりやすく説明していますので、プレスリリースの全体像を把握して効果的な広報活動の第一歩を踏み出しましょう。
プレスリリースとは何かを簡単に解説
プレスリリースの基本的な意味
プレスリリースとは、企業が新聞、テレビ、雑誌、ウェブメディアなどの報道機関に向けて発信する公式な発表文書のことです。簡単に表現すると、「うちの会社からの重要なお知らせ」を正式な形でまとめた書類だと考えてください。
この書類には、新商品の発売情報、新しいサービスの開始、重要な人事発表、会社の方針変更など、世間に広く知ってもらいたい情報を記載します。メディアの記者や編集者は、このプレスリリースを読んで「これは読者にとって興味深い情報だな」と判断した場合、実際にニュースや記事として取り上げてくれるのです。
つまり、プレスリリースは企業とメディアをつなぐ重要な橋渡し役を担っています。直接お客様に向けて宣伝するのではなく、まずはメディアの専門家に「こんな面白いニュースがありますよ」と伝えることで、より多くの人に情報を届けてもらう仕組みです。この仕組みを理解することが、プレスリリース活用の第一歩となります。
広告との違いを理解しよう
プレスリリースと広告は、どちらも自社の情報を世の中に伝える手段ですが、実際には大きく異なる特徴を持っています。この違いを正しく理解することで、プレスリリースの真の価値が見えてきます。
最も分かりやすい違いは費用の面です。新聞広告やテレビCMを出すためには、必ず広告費を支払う必要があります。一方、プレスリリースは基本的に無料でメディアに情報を提供し、記者が「読者にとって価値がある」と判断した場合にのみ記事として掲載されます。つまり、お金で掲載を保証するのが広告、情報の価値で掲載を勝ち取るのがプレスリリースということです。
さらに重要なのが、読者からの信頼度の違いです。読者は広告を見た時に「これは宣伝だ」と理解していますが、新聞記事やニュースで紹介された情報については「第三者が客観的に評価した信頼できる情報だ」と受け取ります。このため、プレスリリースがきっかけで記事になった場合の信頼性や影響力は、広告よりもはるかに高くなります。ただし、プレスリリースは必ずしも掲載されるとは限らないため、確実性という点では広告に劣ります。
なぜ中小企業にもプレスリリースが必要なのか
「プレスリリースなんて大手企業がやることでしょ？」と考える経営者の方も多いですが、実際には中小企業こそプレスリリースを積極的に活用すべきなのです。その理由を具体的に説明しましょう。
中小企業の多くは、限られた予算の中で効果的な宣伝活動を行わなければなりません。テレビCMや新聞の大きな広告枠は費用が高すぎて現実的ではない場合がほとんどです。しかし、プレスリリースなら配信サービスを利用しても月数万円程度、自社で直接メディアに送付する場合はほぼ無料で実施できます。
また、中小企業ならではの「地域密着性」や「独自の取り組み」は、メディアにとって非常に魅力的な要素です。大企業では実現できないような細やかなサービスや、地元に根ざした活動は、特に地方メディアから高く評価される傾向があります。地域の話題を常に探している地方新聞やローカルテレビ局にとって、地元企業の新しい取り組みは貴重なニュース素材なのです。
さらに、中小企業は大企業と比べて意思決定が早く、タイムリーな情報発信が可能です。社会の動きに合わせた新サービスの提供や、時事問題に関連した取り組みなど、スピード感のある対応はメディアの注目を集めやすい要素となります。
プレスリリースで簡単に得られる5つの効果
会社の信頼度が簡単にアップする理由
プレスリリースが企業にもたらす最も大きな効果の一つが、会社全体の信頼度向上です。なぜプレスリリースが信頼度アップにつながるのか、そのメカニズムを詳しく見てみましょう。
メディアに記事として取り上げられるということは、第三者である記者や編集者が「この情報は読者にとって価値がある」「この企業の取り組みは注目に値する」と客観的に判断したということを意味します。これは、企業が自分で「うちの会社は素晴らしい」と主張するのとは全く異なる重みを持ちます。
特に地域の有力紙や業界紙に掲載された場合、その効果は絶大です。お客様から「新聞で見ましたよ」「テレビで紹介されていましたね」と声をかけられることも多くなり、営業活動や新規開拓の際の話題作りにも活用できます。また、金融機関や取引先との関係においても、「メディアに取り上げられた企業」という実績は大きなプラス要素となります。
さらに、継続的にプレスリリースを配信することで、「積極的に事業を展開している成長企業」というイメージを構築できます。これは長期的な企業ブランディングにおいて非常に重要な要素となります。
新規顧客獲得が簡単になるメカニズム
プレスリリースを通じた記事掲載は、新規顧客獲得の強力な手段となります。その効果的なメカニズムについて詳しく解説しましょう。
記事として掲載されることで、これまで自社のことを全く知らなかった潜在顧客にアプローチできるようになります。広告の場合はある程度ターゲットを絞って配信しますが、記事の場合はそのメディアの読者全体に情報が届くため、思いがけない顧客層からの反響を得られることも珍しくありません。
また、記事で紹介される場合、単純な商品スペックの説明だけでなく、「なぜその商品が生まれたのか」「どんな課題を解決するために開発されたのか」といった背景ストーリーも含めて紹介されることが多いです。これにより、読者は商品の価値をより深く理解し、購買意欲が高まります。
記事は読者にとって「情報」として受け取られるため、広告のような売り込み感がありません。この自然な形での商品紹介は、顧客の警戒心を解き、好意的な印象を与えやすいのです。実際に、プレスリリースがきっかけで記事になった後、問い合わせや売上が大幅に増加した中小企業の事例は数多く報告されています。
採用活動が簡単になる仕組み
プレスリリースの意外な効果として、採用活動の改善があります。特に人材確保に苦労している中小企業にとって、この効果は非常に大きな意味を持ちます。
メディアに取り上げられることで、就職活動中の学生や転職を検討している社会人の目に留まる機会が大幅に増加します。求人サイトだけでは届かない優秀な人材にも、会社の存在や魅力を知ってもらえるのです。特に地方の中小企業の場合、都市部の人材に会社を認知してもらうきっかけとしても非常に有効です。
また、プレスリリースを通じて会社の理念や取り組みが記事として紹介されることで、「この会社で働いてみたい」と思ってもらえる可能性が高まります。給与や待遇だけでなく、会社のビジョンや社会的意義に共感した質の高い応募者を集めることができます。
さらに、定期的にプレスリリースを配信している企業は、「積極的に新しいことに取り組んでいる成長企業」という印象を与えることができます。これは転職を考えている経験豊富な人材にとって非常に魅力的な要素となります。実際に、メディア露出が増えた企業では、求人への応募数や応募者の質が向上したという報告が多数あります。
プレスリリース配信で簡単に避けたい3つの失敗
配信しただけで終わってしまう失敗
プレスリリースを初めて取り組む企業で最も多く見られるのが、「配信したら終わり」という考え方による失敗です。プレスリリースは配信がゴールではなく、あくまでもスタートラインだということを理解しておく必要があります。
多くの企業が、プレスリリースを配信した後は何もせずに結果を待ってしまいがちです。しかし、メディアの記者や編集者は毎日大量の情報に接しているため、よほど目を引く内容でなければ、せっかくのプレスリリースが他の情報に埋もれてしまう可能性があります。
効果的な活用のためには、配信後のフォローアップが欠かせません。配信から数日後に主要なメディアに電話で確認を取ったり、追加で提供できる情報があることを伝えたりすることで、記者との関係構築を図ることが重要です。また、一度きりではなく継続的にプレスリリースを配信することで、メディア関係者に「この会社は常に新しい取り組みをしている」という印象を与えることができます。
このような継続的な取り組みが、将来的により注目してもらえる関係づくりにつながります。短期的な成果だけでなく、長期的な視点でプレスリリースを活用することが成功のカギとなります。
内容が薄すぎて無視される失敗
プレスリリースの内容が薄すぎて、メディアから全く注目されないという失敗も頻繁に発生します。記者や編集者は常に「読者にとって価値のある情報かどうか」を厳しく判断しているため、内容の充実度は極めて重要です。
よくある失敗例として、単なる商品紹介や営業的な宣伝文句に終始してしまうケースがあります。「新商品を発売しました」「新店舗をオープンしました」だけでは、読者にとっての具体的なメリットが見えにくく、記事として取り上げられる可能性は低くなってしまいます。
効果的なプレスリリースにするためには、「なぜその商品が今必要なのか」「どんな社会的な課題を解決するのか」「他社の類似商品との明確な違いは何なのか」といった付加価値のある情報を盛り込むことが必要です。また、具体的な数字やデータがあれば、より説得力のある内容になります。
読者の立場に立って、「この情報を知ることで、私にどんなメリットがあるのか」という視点を常に意識することが大切です。企業側の都合だけでなく、社会や読者にとっての価値を明確に示すことで、メディアの関心を引きやすくなります。
タイミングを間違えて効果が出ない失敗
プレスリリースの配信タイミングを誤ることで、せっかくの良い内容が全く効果を発揮しないという失敗も少なくありません。タイミングは内容と同じくらい重要な要素なのです。
まず避けるべきなのは、世間を騒がせる大きなニュースが発生している時期の配信です。災害、重大な事件、政治的な大きな動きなどがある時は、メディアの関心も人員もそちらに集中するため、企業のプレスリリースは後回しになってしまいます。世の中の動きを常にチェックし、適切なタイミングを見極めることが必要です。
また、曜日や時間帯も重要な要素です。一般的に、月曜日の午前中は週末のニュースの整理で忙しく、金曜日の夕方以降は記者が翌週の準備に追われているため、これらの時間帯は避けた方が良いとされています。火曜日から木曜日の午前中から午後早い時間帯が、最も効果的な配信タイミングと考えられています。
季節性のある商品やサービスについては、適切な時期に合わせた配信も重要です。夏の商品を冬に発表したり、年末商戦向けの商品を春に発表したりしては、タイミング的な価値が大幅に減少してしまいます。業界のトレンドや社会の関心事に合わせた配信タイミングの調整が、成功のカギとなります。
プレスリリース作成で簡単に押さえるべき基本構成
必ず入れるべき5つの要素
効果的なプレスリリースを作成するためには、必須となる基本的な構成要素を理解しておくことが重要です。これらの要素を適切に盛り込むことで、メディアが求める形式に沿った文書を作成できます。
最初に必要なのが「ヘッダー情報」です。これには配信日、会社名、「プレスリリース」という表記を含めます。記者が一目で「いつ、どこの会社からの発表なのか」を判断できるようにすることが目的です。配信日は正確に記載し、会社名は必ず正式名称を使用しましょう。
次に重要なのが「タイトル」です。タイトルは記者が最初に目にする部分であり、興味を持ってもらえるかどうかはタイトル次第と言っても過言ではありません。30文字程度で、何について発表するのかが明確にわかる内容にする必要があります。
3つ目は「リード文」で、これは本文の要約部分です。200文字程度でプレスリリース全体の内容を簡潔にまとめ、記者が詳細を読む価値があるかどうかを判断する材料となります。4つ目は「本文」で、具体的な内容を詳しく説明します。5つ目は「問い合わせ先」で、記者が追加情報を求める際の連絡先を明記します。これら5つの要素をバランス良く配置することで、効果的なプレスリリースの基本形が完成します。
読まれるタイトルの作り方
プレスリリースのタイトルは、記事として取り上げられるかどうかを左右する最も重要な要素の一つです。記者は日々膨大な量のプレスリリースを受け取っているため、タイトルで興味を引けなければ、本文を読んでもらうことすらできません。
効果的なタイトルを作るための最初のポイントは「具体性」です。抽象的な表現ではなく、具体的な数字や固有名詞を使うことで、読み手の関心を引きやすくなります。例えば、「売上向上を実現」よりも「売上30％向上を実現」の方が、「新技術を開発」よりも「AI活用の新技術を開発」の方が具体的で興味深く感じられます。
次に重要なのが「新規性」の表現です。「初」「新」「業界初」「地域初」といった新しさを示す言葉は、メディアの関心を引きやすい傾向があります。ただし、事実に基づかない誇張表現は企業の信頼を損なうため、必ず裏付けのある範囲で使用することが大切です。
また、「社会性」も重要な要素です。その企業だけの利益ではなく、社会全体や読者にとってどんな価値があるのかを示すことで、より多くの人にとって意味のある情報だと判断されやすくなります。環境問題への取り組み、地域貢献、働き方改革など、社会的な課題との関連性を示すことができれば、メディアの関心度も高まります。
問い合わせ対応の準備
プレスリリースを配信した後のメディア対応を適切に行うことは、記事化の成功率を大きく左右します。事前の準備をしっかりと行うことで、せっかくの取材機会を最大限に活用できます。
まず最も重要なのが、問い合わせ窓口の設定です。プレスリリースには必ず直通の連絡先を記載し、その窓口に確実に人を配置しておく必要があります。代表電話番号だけでは記者が連絡を取りにくく、貴重な取材機会を逃してしまう可能性があります。可能であれば、携帯電話番号も併記し、営業時間外でも連絡が取れるようにしておくことをお勧めします。
次に、想定される質問に対する回答を事前に準備しておくことが大切です。プレスリリースの内容について、より詳しい説明を求められることがほとんどですので、補足資料や詳細データを用意しておきましょう。また、商品の高解像度写真、会社の概要資料、経営者のプロフィールなども、すぐに提供できるように準備しておくと良いでしょう。
さらに重要なのが、対応担当者への情報共有です。問い合わせ対応をする全ての人が、プレスリリースの内容を正確に理解し、一貫した回答ができるようにしておく必要があります。担当者によって異なる回答をしてしまうと、メディアの信頼を失ってしまう危険性があります。
プレスリリース配信方法を簡単に比較
自社で直接配信する方法
プレスリリースの配信方法として最も基本的で費用を抑えられるのが、自社でメディアに直接送付する方法です。この方法には独特のメリットとデメリットがあり、適切に実施すれば高い効果を期待できます。
直接配信の最大のメリットは、コストがほとんどかからないことです。メールや郵送の費用程度で済むため、広告予算の限られた中小企業でも気軽に取り組むことができます。また、送付先を自由に選択できるため、自社の業界や地域に特化したメディアに集中して配信することも可能です。
しかし、効果を出すためには適切なメディアリストの作成が不可欠です。業界紙、地方紙、専門誌など、自社の発表内容に関心を持ちそうなメディアを詳しく調査し、担当記者の連絡先を調べる必要があります。この作業は時間がかかりますが、一度作成すれば継続的に活用できるため、長期的には非常に価値のある投資となります。
また、直接配信では記者との関係構築も重要な要素となります。定期的にプレスリリースを送ることで顔を覚えてもらい、将来的により注目してもらえるような関係を築くことができます。ただし、関係のないメディアに無差別に送ることは逆効果になるため、送り先の選択は慎重に行う必要があります。
配信サービスを利用する方法
プレスリリース配信サービスを利用する方法は、効率性と到達範囲の広さが魅力的で、多くの企業が利用している手法です。初心者にとっても比較的取り組みやすい選択肢と言えるでしょう。
配信サービスの最大のメリットは、一度の配信で多数のメディアに同時に情報を届けられることです。主要な配信サービスでは、数百から数千のメディアに一括配信されるため、自社では知らなかった業界メディアや地方メディアからの反響を得られる可能性があります。また、配信作業も代行してもらえるため、社内のリソースを他の重要な業務に集中させることができます。
さらに、多くの配信サービスでは、配信後の効果測定機能も提供されています。どのメディアが記事として取り上げたか、ウェブ上でどの程度閲覧されたかなどの詳細なデータを提供してもらえるため、次回以降の改善に活かすことができます。
ただし、配信サービスには一定の費用がかかります。サービスによって料金体系は異なりますが、月額数万円から十数万円程度が一般的です。また、同時に多くのプレスリリースが配信されるため、内容によっては他社の情報に埋もれてしまう可能性もあります。費用対効果を慎重に検討し、自社の規模や予算に適したサービスを選択することが重要です。
専門会社に依頼する方法
プレスリリースの作成から配信、その後のフォローアップまでをプレスリリース作成代行サービスに依頼する方法は、最も費用がかかりますが、その分高い効果を期待できる可能性があります。特に初めてプレスリリースに取り組む企業にとっては、検討価値の高い選択肢です。
代行サービスに依頼する最大のメリットは、豊富な経験とノウハウを活用できることです。どのような内容がメディアに取り上げられやすいか、どんなタイミングで配信すれば効果的か、どんな表現方法が記者の関心を引くかなど、長年の実績に基づいたプロフェッショナルなサポートを受けることができます。
また、多くの代行サービスは記者との人脈を持っているため、より確実な記事化を期待できる場合もあります。プレスリリースの文章作成も代行してくれるため、社内にライティングスキルのある人材がいない場合でも安心です。メディアが求める形式や表現方法を熟知しているため、より効果的なプレスリリースを作成してもらえるでしょう。
さらに、配信後のフォローアップや効果測定も含めて総合的にサポートしてもらえることが多く、広報戦略全体の一環として取り組むことができます。ただし、費用は月額十数万円から数十万円と高額になることが多いため、予算とのバランスを慎重に考慮する必要があります。
プレスリリース成功のために簡単にできる事前準備
配信前のチェックポイント
プレスリリースを配信する前には、必ず最終的なチェック作業を行うことが重要です。一度配信してしまうと修正が非常に困難になるため、事前の確認作業は成功の可否を分ける重要な工程となります。
まず最優先で確認すべきなのが、事実関係の正確性です。商品名、価格、発売日、会社名、人名など、すべての固有名詞や数字に間違いがないかを複数の人でチェックしましょう。特に数字の誤りは企業の信頼性を大きく損なうため、慎重に確認する必要があります。また、発表内容について社内の関係部署との合意が確実に取れているかも改めて確認しておきましょう。
次に重要なのが、文章の読みやすさと分かりやすさです。誤字脱字のチェックはもちろん、文章の構成や表現が適切かどうかも確認します。専門用語が多すぎないか、一般の読者にとって理解しやすい内容になっているかを客観的にチェックしましょう。可能であれば、社外の人に読んでもらって意見を聞くことも効果的です。
また、添付する画像や資料についても事前の確認が必要です。画像の解像度は記事に使用できる品質か、著作権に問題はないか、商品の魅力が十分に伝わる写真になっているかなどをチェックしましょう。高品質な素材を提供することで、記事化の可能性が高まります。
効果的な配信タイミング
プレスリリースの配信タイミングは、その効果を大きく左右する重要な要素です。同じ内容でも、配信するタイミングによって反響が大きく変わることがあるため、戦略的にタイミングを選ぶことが必要です。
曜日と時間帯については、一般的に火曜日から木曜日の午前10時から午後3時頃が最も効果的とされています。月曜日は週末のニュースの処理で記者が忙しく、金曜日は翌週の準備で多忙なため避けた方が良いでしょう。また、朝早すぎる時間や夕方遅い時間は、記者がチェックできない可能性があるため、通常の業務時間内での配信を心がけましょう。
季節性も重要な考慮要素です。商品やサービスに季節性がある場合は、その時期に合わせた配信が効果的です。例えば、夏の商品は春に発表することで、メディアの季節特集に取り上げられる可能性が高まります。また、年末年始、ゴールデンウィーク、お盆などの長期休暇前後は、メディアの体制が通常と異なるため避けた方が無難です。
社会情勢やニュースの動向も常に意識する必要があります。大きな災害、重大な事件、重要な政治的発表などがある時期は、メディアの関心がそちらに集中するため、企業のプレスリリースは後回しになりがちです。世の中の動きを常にチェックし、適切なタイミングを見極めることが成功への道筋となります。
反響があった時の対応体制
プレスリリースが成功して大きな反響があった場合、適切な対応体制を事前に整えておくことで、その効果を最大限に活用できます。準備不足により、せっかくの機会を逃してしまわないよう注意が必要です。
まず想定されるのが、メディアからの取材申し込みや追加情報の要求です。電話やメールでの問い合わせが急激に増える可能性があるため、十分な人員を確保しておく必要があります。代表電話だけでなく、直通電話を設置し、担当者が確実に対応できる体制を作っておきましょう。また、対応時間外の連絡についても、翌営業日には必ず回答するなど、迅速な対応を心がけることが重要です。
次に考慮すべきなのが、一般消費者からの問い合わせや注文の急増です。商品やサービスに関する問い合わせが大幅に増える可能性があるため、電話対応やウェブサイトの問い合わせフォームの処理体制も強化しておく必要があります。在庫の確保や配送体制の整備も重要で、需要の急増に対応できるよう事前に準備しておきましょう。
さらに、ウェブサイトへのアクセス増加も予想されます。サーバーの負荷に耐えられるかを事前にチェックし、必要に応じてサーバーの増強を行っておくことも大切です。ウェブサイトがダウンしてしまうと、せっかくの注目が無駄になってしまう可能性があります。このような包括的な準備により、プレスリリースの効果を最大限に活用することができます。
まとめ
プレスリリースは中小企業の成長と発展に欠かせない重要な広報ツールです。適切に活用することで、限られた予算でも大きな宣伝効果と信頼性向上を実現できる可能性があります。メディアに取り上げられることで得られる第三者からの客観的な評価は、自社で発信する広告とは比較にならない影響力と信頼性を持っています。
しかし、効果的なプレスリリースを作成し、適切なタイミングで配信し、その後の対応まで含めて成功させるためには、多くの専門知識と経験が必要です。メディアの視点を理解し、読者にとって価値のある情報を適切な形で伝える技術、配信タイミングの見極め、記者との関係構築など、考慮すべき要素は多岐にわたります。
初めてプレスリリースに取り組む場合や、これまで思うような成果が得られていない場合は、プレスリリース作成代行サービスの活用を検討することを強くお勧めします。プロの豊富な経験とノウハウを活用することで、失敗のリスクを最小限に抑えながら、確実に効果を出すことが可能になります。また、代行サービスとの協働を通じて、社内にプレスリリースのノウハウを蓄積していくことも可能です。投資に見合った成果を確実に得るためにも、まずはお気軽にお問い合わせください。